หลายๆองค์กรมีปัญหาในการขึ้นระบบ ERP โดยเฉพาะสิ่งที่เป็นปัจจัยหลักมากที่สุด คือ คน
เนื่องจากการขึ้นระบบ ERP นั้น สิ่งที่ต้องเกี่ยวข้องหลักๆ คือ ระบบ กับ คน
ดังนั้นเราไม่สามารถมองข้ามสิ่งนี้ได้
ตอนที่ผู้เขียนเข้ามาทำงานในวงการนี้ใหม่ๆ ยังมีความคิดเดิมๆ ว่าการที่บริษัทจะทำโครงการอะไรขึ้นมานั้น เจ้าของ หรือ ผู้บริหารระดับสูง ก็สั่งการให้คนเดินตาม เท่านั้นก็เพียงพอแล้ว
แต่พอเริ่มเข้าใจกระบวนการทำงานมากขึ้น เริ่มได้เจอลูกค้าหลากหลาย กลับพบว่า คน เป็นปัจจัยสำคัญที่จะทำให้โครงการสำเร็จ หรือ ไม่สำเร็จ
หากเจ้าของ หรือผู้บริหาร มีโครงการขึ้นมา แล้วไม่มีคนเดินตาม โครงการนั้นก็ไม่สามารถเดินต่อไปได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ในโครงการนั้นๆ จะต้องใช้ความร่วมมือร่วมแรงจากคนหลายๆคน
อย่างการขึ้นระบบ ERP นั้น ไม่ได้ใช้แค่ความร่วมมือร่วมแรงในช่วงที่กำลังขึ้นระบบเท่านั้น แต่หลังจากมีระบบที่ใช้งานได้แล้ว การใช้ระบบในการทำงานยิ่งสำคัญเป็นอย่างมาก ผู้บริหารหลายๆองค์กรที่ผู้เขียนเคยได้พูดคุยนั้น บางท่านบอกว่า ระบบไม่สามารถใช้งานจริงได้…จริงๆแล้วอาจจะต้องตั้งโจทย์เพิ่ม ว่า ระบบใช้งานไม่ได้ หรือ คนไม่ยอมใช้ระบบ
การที่จะให้คนที่เขาทำงานปกติอยู่ ต้องมาเปลี่ยนแปลง ยิ่งต้องรู้ว่าตอนกำลังขึ้นระบบเป็นเรื่องที่ต้องเหนื่อยเพิ่มอีกนั้น ไม่ใช่เรื่องง่าย
คนเรามักจะไม่ชอบการเปลี่ยนแปลงแถมเป็นการเปลี่ยนแปลงที่ช่วงแรกนั้น ต้องเรียนรู้เพิ่มอีกนั้นบอกเลยค่ะว่าต้องใส่ใจอย่างมาก แล้วเราจะทำอย่างไรดี…เริ่มต้นง่ายๆ 3 วิธี ที่จะช่วยปูทางให้โครงการเดินต่อได้สะดวกขึ้น

 

1. ให้พนักงานทุกส่วน ทุกระดับ ได้รับรู้โครงการร่วมกัน

 

หลังจากระดับผู้บริหาร หัวหน้าฝ่ายต่างๆ ได้คัดเลือกระบบ ERP และ Implementer แล้วนั้น ควรมีการให้ทุกฝ่าย ทุกระดับ ทุกระดับในที่นี้ เรียกได้ว่า ทุกระดับจริงๆนะคะ ให้ทุกคนเข้ามารับรู้ว่า ตอนนี้บริษัทกำลังจะทำอะไร ช่วงระหว่างทำต้องมีผลกระทบอย่างไรบ้าง และที่สำคัญหลังจากทำสำเร็จนั้น จะได้อะไร
มีบริษัทที่รู้จัก ผู้บริหาร บอกไว้เลยว่า ทำไมต้องหา ERP ช่วงที่ทำต้องเจอกับอะไรบ้าง ต้องทำอะไรบ้าง ต้องเหนื่อยอย่างไรบ้าง แต่หลังจากขึ้นระบบได้ ระบบสามารถใช้งานได้จริงแล้ว จะได้อะไร
นี่เป็นจุดเริ่มต้นที่ดีเยี่ยมมากๆ เพราะทุกวันนี้ผู้เขียนเห็นเลยว่า ทุกฝ่ายมีความตั้งใจอยากที่จะช่วยกันทำให้สำเร็จ แม้ว่าจะรู้ว่าต้องเหนื่อย กลับยิ่งเป็นแรงว่า ดังนั้นต้องยิ่งตั้งใจมากขึ้นเพื่อลดช่วงเวลาที่ต้องเหนื่อยลง รีบทำให้สำเร็จ เพื่ออนาคต แค่นี้ก็ครึ้กครื้นตั้งแต่เริ่มแล้วล่ะค่ะ
การทำเช่นนี้ ทุกคนรู้ว่าทำไมต้องทำ ระหว่างทำต้องเจอและเตรียมรับมือกับอะไร หลังจากทำสำเร็จแล้ว จะได้อะไร ทุกคนมีแนวทางและเป้าหมายเดียวกันในการเดินไปข้างหน้า
แน่นอน ไม่ค่อยมีใครชอบความเปลี่ยนแปลงหรอกค่ะ แต่ถ้าได้รู้ว่า ทำไปทำไม ทำแล้วได้อะไร ถ้าเห็นแล้วว่ามันคุ้ม…ทำไมจะไม่ทำล่ะคะ

 

2. ให้พนักงานทุกส่วน ทุกระดับ ได้มีส่วนร่วมตั้งแต่แรก

 

หลังจากภายในมีการรับรู้แล้วว่า บริษัทกำลังจะทำอะไรแล้วนั้น ตั้งแต่เริ่มก็จะมีการจัดประชุม แนะนำ ทีมวางระบบ ที่จะเข้าไปทำงาน แนะนำระบบโดยรวม ทุกคนควรได้เข้ามารับรู้ ไม่ต้องคำนึงถึงว่าจะเข้าใจ หรือไม่เข้าใจ นี่เป็นสิ่งที่ทำให้ทุกคนได้เป็นส่วนหนึ่งกับโครงการตั้งแต่เริ่ม
ลองนึกภาพตามนะคะ สมมุติว่าเราคือพนักงานคนนึง
– พนักงานเห็นว่า มีทีมจากข้างนอกเข้ามาในบริษัท ระดับหัวหน้าเข้าห้องประชุมไป แล้วทีมนั้นก็กลับ…ใคร? มาทำอะไร? มันคืออะไร? แล้วหัวหน้าก็เรียกเราไปบอกว่า ต้องทำอะไรบ้าง ไม่รู้ ไม่เข้าใจ เหนื่อย แล้วทำไมต้องทำล่ะ…วันต่อมา ทีมนั้นเข้ามาอีกแล้ว…เฮ้อ…เหนื่อยอีกแล้วสิเรา
– มีทีมจากข้างนอกเข้ามา ทุกคนได้เข้าไปทำความรู้จัก มาแนะนำตัว มาบอกว่าระบบนี้คืออะไร เข้าใจบ้างไม่เข้าใจบ้าง…แต่นี่คือสิ่งที่ที่เราเป็นส่วนหนึ่งในโครงการนั้น หัวหน้าบอกว่าต้องทำอะไรบ้าง…อ๋อ เรื่องที่เราได้เข้าประชุมด้วยวันนั้นนี่เอง…วันต่อมา ทีมนั้นเข้ามาอีก เข้าใจแล้วว่าพวกเขาเข้ามาทำไม แล้วเราต้องเตรียมอะไรบ้างนะ

ไม่ว่าจะมาก หรือน้อย แต่ทุกคนได้เป็นส่วนหนึ่งกับโครงการนี้ตั้งแต่ต้น การที่ได้เข้าร่วมและรับรู้ ก็จะมีความเป็นส่วนหนึ่งไปด้วยอัตโนมัติค่ะ

นอกเหนือจากนี้ ถ้าผู้บริหารจะมีรางวัล หรือแรงจูงใจให้กับทีมงาน ก็ลองพิจารณาดูได้นะคะ เมื่อเทียบกับผลตอบรับที่จะได้ ยังไงก็คุ้มค่าค่ะ

3. ให้โอกาส ให้พื้นที่ ทุกคนได้คิด ได้ถาม ได้ออกความเห็น
เป็นที่รู้กันดีว่า คนจะถาม หรือ ออกความเห็นในห้องประชุม โดยเฉพาะจากพนักงานทั่วไปนั้น น้อยมาก ดังนั้นถ้ามีคนต้องการสอบถาม หรือต้องการออกความเห็น ไม่ว่าจะเป็นคนระดับไหนก็ตาม นั่นถือว่าเป็นเรื่องที่น่ายินดี เคยเป็นหรือเปล่าคะ ถ้าเราไม่สนใจเราก็จะฟังเฉยๆ แต่ถ้าเราสนใจเราจะตั้งใจฟังแล้วอยากรู้อยากเห็น
การที่พนักงานเริ่มมีคำถาม นั่นเราก็จะสามารถตีความได้ว่า เขาสนใจ แล้วยิ่งถ้าเขาออกความคิดเห็น นั่นแสดงว่าเขาเริ่มมีความเป็นส่วนหนึ่งกับโครงการแล้ว ไม่ว่าความเห็นนั้นจะออกมาในเชิงลบ หรือบวก ก็ตาม เพราะถ้าเขาไม่ได้รู้สึกอะไรเลย นั่นอาจหมายถึงว่า เขาไม่คิดว่าเรื่องนี้มันมีอะไรเกี่ยวข้องกับเขาทั้งสิ้น
หรือจริงๆแล้วหลายคนก็มีความสนใจอยู่แต่ ไม่กล้า ถามหรือออกความเห็น นั่นสามารถให้พื้นที่ สอบถามได้ว่าเขามีคำถามหรือต้องการออกความเห็นหรือไม่ คำถามและความคิดเห็นของพนักงาน เป็นสิ่งที่น่ายินดีนะคะ 
แถมค่ะ
ถ้าการเริ่มต้นได้เริ่มไปแล้ว? ไม่ต้องกังวลนะคะ ทำตอนนี้ก็ยังทันค่ะ
ผู้เขียนเองได้มีโอกาสได้คุยกับหัวหน้างานท่านหนึ่ง
ท่านบอกเลยว่า ตอนแรกท่านเองก็ไม่รู้เรื่องเลยว่าจะต้องทำอะไร
ผู้บริหารระดับสูงสั่งการลงมาเลยว่าต้องใช้ระบบนี้
แต่ท่านทราบอย่างเดียวว่าต้องทำให้สำเร็จ ท่านจึงเริ่มดำเนินการตามขั้นตอน…
แต่ระหว่างนั้น พนักงานต่างๆที่ไม่ได้มีส่วนร่วมอะไรเลยตั้งแต่แรก
ก็ทำตามคำสั่ง ทำบ้าง ไม่ทำบ้าง คิดว่าไม่ทำบางอย่างก็ไม่เกิดผลกระทบอะไร
จนกระทั่งโครงการแทบจะไม่เดินไปข้างหน้าแล้ว ท่านบอกเลยว่าแบบนี้มันไม่ได้แล้ว
ทันทีที่เริ่มมองเห็นปัญหาที่กำลังจะเกิดขึ้น ท่านเรียกประชุมรวม
แล้วเริ่มอธิบาย ชี้แจงโครงการให้ทุกคนรับทราบ ตามข้อ 1 อีกครั้ง
หลังจากนั้น ก็ดำเนินการตามข้อ 2 มาเรื่อยๆ จนกระทั่ง…
เกิดข้อ 3 ทุกคนเป็นส่วนหนึ่งกับโครงการจริงๆ ทั้งถาม ทั้งออกความเห็น
ทุกวันนี้ ท่านเองที่เป็นหัวหน้างาน ยังคงให้พนักงานได้มีความเห็น ได้คิดเอง
 ระบบสามารถใช้งานได้เต็มที่ และปัจจุบันองค์กรนี้ได้ใช้ประโยชน์จาก ERP อย่างแท้จริง
จะเห็นได้ว่าการที่โครงการเกือบไม่เดินไปข้างหน้า
หลักๆเลยคือมาจาก คน ที่จะร่วมเดินทางไปด้วยกัน
ที่สำคัญ การที่ระบบ ERP สามารถใช้งานได้
และความใส่ใจเห็นความสำคัญของพนักงานทุกส่วน ทุกระดับนั้น
ส่งผลให้พัฒนาบุคลากรให้กับองค์กรได้อย่างมากอีกด้วย…
ถ้าอยากรู้ว่า ระบบ ERP สามารถพัฒนาบุคลากร ได้อย่างไร…
จะมาเล่าในตอนต่อไป โปรดติดตามนะคะ
ไม่ว่าโครงการจะดีแค่ไหน ระบบจะตอบโจทย์ อย่างไรก็ตาม ถ้าคนไม่ร่วมด้วย ก็ไม่มีประโยชน์ใดๆ
เรือดีแค่ไหน ถ้าไม่มีคนพาย ก็ไปไม่ถึงฝั่ง